Informativa sulla privacy

Chi siamo

Visitu è il gestionale per studi medici, pediatrici e centri di terapia sviluppato e gestito da Kreita S.r.l.s., Via Salvio Giuliano, 5 - 20146 Milano (MI), partita IVA IT12192670961.

Per qualsiasi domanda sui dati personali scrivi a info@kreita.com.

Due ruoli diversi

Kreita tratta dati personali in due modi, e da questo dipende a chi rivolgersi.

Kreita è titolare dei dati di chi visita il sito, chiede una demo, scrive a Kreita o è il referente di uno studio che usa Visitu.

Kreita è responsabile del trattamento per i dati di pazienti, tutori, operatori e collaboratori che uno studio inserisce nel gestionale. Il titolare è lo studio, che decide quali dati raccogliere e perché. Kreita li tratta per suo conto, come previsto dall'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679, e solo per far funzionare il servizio.

Chi visita visitu.it

Quando apri il sito, il server registra l'indirizzo IP, la data e l'ora, la pagina richiesta e il tipo di browser. Ci servono per far funzionare il sito, difenderlo dagli abusi e capire cosa è successo quando qualcosa non va. La base giuridica è il nostro interesse legittimo alla sicurezza del servizio (articolo 6, paragrafo 1, lettera f). Questi registri restano per un tempo limitato e vengono poi sostituiti da quelli più recenti.

Il sito non usa cookie né strumenti di statistica e non carica nulla da server esterni, come pixel, font o video. La pagina sui cookie spiega anche cosa succede nell'area riservata agli studi.

Chi ci scrive o chiede una demo

Il sito non ha moduli. I pulsanti «Richiedi una demo» aprono il tuo programma di posta con un messaggio già compilato, indirizzato a info@kreita.com. Riceviamo quello che scrivi: il tuo indirizzo email e, di solito, il nome dello studio, la città, la specialità, quanti siete e un telefono.

Li usiamo per risponderti e, se lo chiedi, per preparare la demo e il preventivo. La base giuridica è la richiesta che ci fai prima di un eventuale contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b). Li teniamo il tempo della trattativa. Se non ne nasce un rapporto, li cancelliamo quando non servono più.

Gli studi che usano Visitu

Per i referenti degli studi clienti trattiamo nome, ruolo e recapiti, i dati del contratto e della fatturazione e le richieste di assistenza che ci arrivano. La base giuridica è il contratto con lo studio e gli obblighi fiscali e contabili (articolo 6, paragrafo 1, lettere b e c). Conserviamo questi dati per la durata del contratto e poi per i tempi che la legge prevede per la contabilità.

I dati inseriti nel gestionale

Dentro Visitu ci sono le anagrafiche di pazienti e tutori, l'agenda, le cartelle cliniche, i consensi, le fatture e i dati degli operatori. Molti sono dati sulla salute e riguardano spesso minori.

Di questi dati il titolare è lo studio. Kreita li custodisce e li elabora solo nei modi che servono al gestionale. Non li usa per pubblicità o profilazione, non li vende e non li cede a nessuno. Non prendiamo decisioni automatizzate che riguardano le persone.

L'informativa a pazienti e tutori la fornisce lo studio, che ne è il titolare, con i propri moduli. A usare il portale famiglie sono i genitori, i tutori o il paziente adulto, con l'email e un codice monouso che arriva per posta elettronica. I minori non hanno un accesso proprio.

Alla fine del rapporto con lo studio, i dati si restituiscono o si cancellano secondo quanto concordato con lui.

Le email che partono da Visitu

Il codice di accesso, i promemoria degli appuntamenti, gli avvisi della lista d'attesa e gli altri messaggi del gestionale partono a nome dello studio e passano da Brevo, un servizio di invio con sede in Francia. Brevo può registrare la consegna dei messaggi e i clic sui link che contengono.

Le newsletter, se lo studio le usa, vanno solo a chi ha dato il consenso. Ogni messaggio ha il collegamento per non riceverne più.

Il collegamento a Google

Uno studio che usa Visitu può collegare un account Google. Quando una seduta è online, Visitu crea nel Google Calendar di quell'account un evento con una stanza Google Meet e mette il link nella seduta. Da lì arriva all'operatore e alla famiglia, nel portale e nei promemoria. Il collegamento è facoltativo: lo studio può sempre incollare a mano il link di un altro servizio.

Il collegamento lo attiva un amministratore dello studio, scegliendo l'account (per esempio quello della segreteria) e dando il consenso sulla pagina di Google. Visitu non vede e non conserva la password dell'account.

Visitu chiede a Google una sola autorizzazione, calendar.events, che Google descrive come «visualizzare e modificare gli eventi su tutti i tuoi calendari». Visitu la usa solo sul calendario principale dell'account e solo per creare, modificare e annullare gli eventi che ha creato lui. Non legge né modifica gli altri eventi, e non accede alle email, ai contatti o ad altri dati dell'account.

Nell'evento Visitu scrive il titolo «Seduta online», la data e l'ora di inizio e di fine e la stanza Meet. Non ci sono nomi di pazienti, tutori o operatori, né descrizioni, né invitati. Google non riceve il nome del paziente né altri dati clinici.

Visitu conserva due cose:

• l'autorizzazione che Google rilascia, in forma cifrata;
• su ogni seduta online, l'identificativo dell'evento e il link della stanza.

Usiamo questi dati solo per creare, modificare e annullare la videochiamata delle sedute online, quando qualcuno prenota, sposta o annulla la seduta in Visitu. Non li usiamo per pubblicità o profilazione, non li vendiamo, non li cediamo ad altri e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Il personale di Kreita non legge i dati che arrivano da Google, salvo che lo studio lo chieda per un problema di assistenza, che serva per la sicurezza o che lo imponga la legge.

L'autorizzazione sta sui server di Visitu in Germania, nell'archivio dello studio, e resta finché lo studio non scollega Google. Con «Scollega», nelle impostazioni di Visitu, l'autorizzazione viene revocata presso Google e Visitu cancella l'autorizzazione che aveva salvato. Se lo studio lascia Visitu, l'autorizzazione viene cancellata con il resto dei suoi dati. Gli eventi già creati restano nel calendario dello studio, che li gestisce come tutti gli altri, e il link resta nella seduta insieme al resto dell'agenda. L'autorizzazione si può revocare anche dalle impostazioni dell'account Google, alla pagina myaccount.google.com/permissions.

Lo studio è il titolare del trattamento e Kreita il responsabile, come spiegato sopra. Google tratta gli eventi nel calendario dello studio secondo le proprie condizioni e può farlo anche fuori dall'Unione europea.

L'uso e il trasferimento a qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di Visitu rispetteranno la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti sull'uso limitato.

Visitu's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Il collegamento a Microsoft per la posta

Uno studio può collegare a Visitu la propria casella di posta, per leggere in Visitu le email delle famiglie e rispondere da lì. Se la casella è di Microsoft (Outlook, Hotmail o Microsoft 365), il collegamento si fa con «Accedi con Microsoft»: un amministratore dello studio entra con l'account della casella e dà il consenso sulla pagina di Microsoft. Visitu non vede e non conserva la password dell'account.

Visitu chiede a Microsoft il permesso di leggere la posta e di inviare messaggi da quell'indirizzo con i protocolli IMAP e SMTP. Microsoft concede questo permesso su tutta la casella, ma Visitu legge solo la Posta in arrivo. Non accede al calendario, ai contatti, ai file o ad altri dati dell'account, e non legge il nome, la foto o il profilo.

Visitu legge solo i messaggi che arrivano dopo il collegamento, senza segnarli come letti, spostarli o cancellarli. Salva il testo dei messaggi delle sole persone che lo studio conosce: tutori e pazienti in anagrafica e operatori dello studio. Delle email di chiunque altro non tiene traccia, nemmeno il mittente. Gli allegati si salvano solo quando una persona dello studio li archivia nel fascicolo. Visitu invia email da quell'indirizzo solo quando una persona dello studio risponde a una famiglia dalla pagina Messaggi.

Di Microsoft Visitu conserva l'indirizzo della casella e due chiavi di accesso, una di lunga durata e una che vale circa un'ora, che servono a restare collegati senza chiedere ogni volta il consenso. Le chiavi sono cifrate e non compaiono nelle schermate né nei registri. Stanno sui server di Visitu in Germania, nell'archivio dello studio; durante il collegamento, per al massimo dieci minuti, in un archivio comune, sempre cifrate.

Con «Scollega», nelle impostazioni di Visitu, le chiavi si cancellano subito. Microsoft non offre a Visitu un modo per revocare il permesso dall'esterno: per toglierlo del tutto lo studio può rimuovere Visitu dalle app autorizzate nella pagina del proprio account Microsoft (account.live.com/consent/Manage per gli account personali; per Microsoft 365 lo fa l'amministratore dell'azienda). Se lo studio lascia Visitu, le chiavi vengono cancellate con il resto dei suoi dati.

Usiamo questi dati solo per mostrare allo studio la posta delle famiglie e inviare le sue risposte. Non li usiamo per pubblicità o profilazione, non li vendiamo, non li cediamo ad altri e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Lo studio è il titolare del trattamento e Kreita il responsabile. Microsoft tratta la casella secondo le proprie condizioni e può farlo anche fuori dall'Unione europea.

A chi arrivano i dati

• Hetzner Online GmbH, che ospita i server di Visitu, come sub-responsabile del trattamento.
• Brevo, per l'invio delle email descritte sopra.
• Fatture in Cloud, solo se lo studio collega il proprio account. Quali dati passano è spiegato nella pagina dedicata a quel collegamento.
• Google, solo se lo studio collega il proprio account. Quali dati passano è spiegato nella sezione sul collegamento a Google.
• Microsoft, solo se lo studio collega una casella di posta Microsoft. Quali dati passano è spiegato nella sezione sul collegamento a Microsoft.
• Il personale di Kreita autorizzato, quando serve per l'assistenza.
• Le autorità, se la legge lo impone.

Dove stanno i dati e come li proteggiamo

Visitu funziona su server in Germania. I dati degli studi restano nell'Unione europea. Fanno eccezione i collegamenti a servizi esterni che uno studio decide di accendere: in quel caso i dati necessari a quel servizio arrivano a chi lo fornisce, e lo diciamo in una pagina dedicata o in una sezione di questa pagina.

Ogni studio ha il proprio archivio, separato da quello degli altri. Le connessioni sono cifrate (HTTPS). Ogni persona vede quello che il suo ruolo prevede: un operatore vede solo i propri pazienti. Gli accessi alle cartelle restano registrati e i file clinici si aprono solo con collegamenti temporanei.

Minori

Il sito è rivolto a professionisti e strutture sanitarie. I dati dei minori entrano in Visitu solo attraverso lo studio che li segue.

I tuoi diritti

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato leggibile da un computer oppure opporti al trattamento, come prevedono gli articoli dal 15 al 21 del Regolamento (UE) 2016/679.

Per i dati di cui Kreita è titolare scrivi a info@kreita.com. Per i dati inseriti nel gestionale rivolgiti allo studio che ti segue: è lui il titolare, e Kreita lo aiuta a rispondere.

Resta sempre possibile un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Modifiche

Se cambia qualcosa di quanto scritto qui, aggiorniamo questa pagina e la data in alto.