Sistema Tessera Sanitaria: cosa invia uno studio e entro quando

Ogni spesa sanitaria che un paziente paga a uno studio privato finisce, qualche mese dopo, nella sua dichiarazione dei redditi precompilata. Ci arriva perché lo studio la comunica al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS), che a sua volta la passa all'Agenzia delle Entrate. Se la comunicazione manca, è sbagliata o arriva tardi, il paziente trova un 730 incompleto e lo studio rischia una sanzione.

Chi deve inviare i dati

L'obbligo riguarda chi eroga prestazioni sanitarie a pagamento ed è iscritto a un albo: medici e odontoiatri, psicologi, e gli iscritti agli albi delle professioni sanitarie, tra cui logopedisti, fisioterapisti, terapisti della neuro e psicomotricità dell'età evolutiva ed educatori professionali. La base è l'articolo 3 del D.Lgs. 175/2014, attuato dai decreti del Ministero dell'Economia che fissano anche il tracciato del file.

Se in studio lavorano più professionisti con partita IVA propria, ognuno comunica le spese delle fatture che emette. Se fattura lo studio come società, comunica lo studio. In caso di dubbio sul proprio albo, la risposta più rapida la dà l'Ordine a cui si è iscritti.

Entro quando: una volta l'anno

Per le spese del 2024 l'invio era ancora semestrale. Il D.Lgs. 81/2025 ha tolto la cadenza semestrale e il decreto MEF del 29 ottobre 2025 (Gazzetta Ufficiale n. 261 del 10 novembre 2025) l'ha resa annuale a partire dalle spese del 2025. Entro il 31 gennaio si mandano le spese dell'anno precedente, insieme a eventuali variazioni, cancellazioni e rimborsi. Quello che arriva dopo la scadenza, per quell'anno, viene scartato.

Per le spese del 2026 il termine cade lunedì 1° febbraio 2027, perché il 31 gennaio è domenica. La scadenza è unica, ma conviene non aspettarla. Un errore trovato a gennaio, con centinaia di documenti da controllare, si corregge peggio di uno trovato a marzo.

Quali dati partono con ogni fattura

Il tracciato è descritto nell'Allegato A al decreto della Ragioneria generale dello Stato del 18 luglio 2023. Per ogni documento si comunicano, in sostanza:

Un solo codice fiscale per documento

Il campo del codice fiscale è uno. Se una madre paga in un'unica fattura le sedute di due figli, quella fattura non si può comunicare in modo corretto: servono due documenti, uno per bambino. È più semplice deciderlo all'inizio dell'anno che rifare le fatture a gennaio.

Per un minore resta da scegliere a chi intestare la fattura. Il tracciato parla di assistito, cioè del bambino, mentre molti studi intestano al genitore che paga. Le istruzioni del 730 spiegano che le spese di un figlio a carico entrano nella precompilata dei genitori secondo la percentuale di carico, e che la detrazione spetta all'intestatario del documento. Quale strada seguire è una decisione da prendere con il commercialista e da applicare a tutto lo studio.

Pagamento tracciato e detrazione

Dal 2020 la detrazione del 19% sulle spese sanitarie spetta solo se il paziente paga con un mezzo tracciabile, come carta, bancomat o bonifico. Fanno eccezione i farmaci, i dispositivi medici e le prestazioni delle strutture pubbliche o accreditate al Servizio sanitario nazionale (legge 160/2019, art. 1, comma 679). Uno studio privato non rientra nelle eccezioni.

Il pagamento in contanti resta possibile, e la spesa si comunica lo stesso con il valore NO. Il paziente però non potrà detrarla. Vale la pena dirlo alla famiglia quando paga, perché è la domanda che arriverà a maggio.

Correzioni, rimborsi e note di credito

Il tracciato prevede quattro operazioni: inserimento, variazione, cancellazione e rimborso. Il rimborso è un documento a sé, collegato alla spesa che rimborsa, con l'importo restituito voce per voce. Per ogni documento si può comunicare un solo rimborso, che resta modificabile.

In pratica:

• se la nota di credito arriva prima che il paziente abbia pagato, si corregge la spesa e la si comunica al netto;
• se arriva dopo l'incasso, si comunica come rimborso, nel file dell'anno in cui è stata emessa la nota.

Quando il paziente si oppone

Il paziente può chiedere che una spesa non compaia nella sua precompilata, senza dover dare spiegazioni. Lo può fare in due modi:

• al momento del pagamento, chiedendolo a voce allo studio. La richiesta va annotata e la spesa si comunica lo stesso, ma senza il codice fiscale del paziente e con il segnale di opposizione;
• più tardi, online, sul sito del Sistema TS, nel periodo che ogni anno precede la pubblicazione della precompilata.

Lo studio non deve decidere nulla: deve solo registrare la richiesta sul documento giusto. Succede più spesso con le sedute di psicologia, che qualcuno preferisce non vedere elencate nella propria dichiarazione.

Come lo gestisce Visitu

Visitu prepara il file annuale dalle fatture emesse dallo studio. Il tipo di spesa di partenza è SP e lo studio lo può cambiare nella configurazione della fatturazione. Il pagamento tracciato dipende dal metodo con cui è registrato l'incasso. Le note di credito emesse dopo l'incasso escono come rimborsi, e i documenti in opposizione partono senza codice fiscale. Gli studi che fatturano con Fatture in Cloud fanno l'invio da lì, con i dati che Visitu passa insieme alla fattura.

L'export per il Sistema TS si attiva su richiesta. Se volete vedere come funziona sui vostri dati, scriveteci.